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¿Cuál es el mejor software para tu restaurante?

A menudo me preguntan cuál es el mejor software para su restaurante y lo cierto es que la respuesta depende. ¿Los dueños de restaurantes pagarían por un Ferrari para tenerlo en la puerta de casa sin usar?. Porque a veces tengo la sensación de que eso es lo que hacen con muchos de los sistemas que compran, los tienen en sus restaurantes sin utilizar….

Softwares que lo gestionan todo

Existen muchas soluciones que dicen poder “gestionarlo todo” con su software. En mi experiencia, esto no suele ser verdad y si lo es, el problema es que para llegar a ese punto hay que invertir muchísimo tiempo y esfuerzo en el sistema.

Para una cadena de restaurantes en la que los menús son siempre los mismos y además tienen una oficina central en los que un empleado puede “alimentar” y tener al día ese sistema, esos softwares pueden resultar todo un éxito.

El tiempo es oro cuando hablamos de gestión

Pero en general, para el restaurante independiente, ese tipo de sistemas terminan no funcionando porque los gerentes no tienen tiempo para volar toda la información en el sistema y al final terminas dejándolo de utilizar o utilizándolo a medias. Esta última opción es incluso peor, puesto que te va a dar información, pero será errónea.

Voy a poner el ejemplo del control de stocks. Hay softwares que funcionan muy bien. Tú tienes que crear el escandallo en el sistema, debes de hacer tus pedidos y aceptar las órdenes a través del sistema. Así, si tienes en tu inventario 15 kilos de tomates y le dices al sistema que has pedido 15 kgs más, ya tienes 30. Entonces tu sistema calculará, en función de los escandallos y las ventas de cada plato en el que se usan los tomates, cuál es la cantidad de tomates que has usado. Digamos que has usado 20kgs, te quedarían 10. Después, cuando tienes que hacer el inventario, te das cuenta de que sólo te quedan 6 kilos. Fantástico, el sistema te da una idea perfecta de dónde tienes mermas o desperdicios.

«Lo que la mayoría de los restaurantes necesita son sistemas sencillos, fáciles de utilizar e implementar y que les genere la información necesaria para tomar decisiones de manera eficaz y eficiente.»

Pero seamos realistas, estos sistemas funcionan genial para menús reducidos y poco cambiantes. Sin embargo, para un gerente que hace sus pedidos por teléfono, el escandallo de cabeza, y aprovecha las ofertas de proveedores y los productos de temporada para hacer menús especiales, lo que realmente necesita saber es su coste de producto semanal para saber que está operando en beneficios y no perdiendo dinero cada vez que aumenta las ventas de su menú. Necesita saber que su coste de producto semanal es, por ejemplo, del 25%, y que si mantiene así ese ratio, su coste de personal y un determinado nivel de ventas, al final de mes probablemente se lleve un 15% de beneficios sobre sus ventas.

Digitalización de restaurantes

Se habla mucho de la digitalización restaurantes. En los medios del sector se afirma como una realidad que este cambio está teniendo lugar en el sector de manera acelerada tras el COVID. En mi opinión, se está acelerando este proceso dentro de la hostelería organizada, pero no creo que el cambio sea tan obvio en los restaurantes independientes.

Lo que la mayoría de los restaurantes necesita son sistemas sencillos, fáciles de utilizar e implementar y que generem la información necesaria para tomar decisiones de manera eficaz y eficiente.

Desde mi punto de vista, el futuro de la digitalización de los restaurantes consiste en la integración de diferentes sistemas muy sencillos y capaces de trabajar como un ecosistema en equilibrio, aportando al cliente lo que mejor sabe hacer en cada área. El mejor software para tu restaurante siempre es el que mejor se ajusta a tus necesidades.

Claves para un buen software para tu restaurante

Para mí, un POS (sistema de punto de venta) tiene que ser muy fácil de usar para el equipo, que sean portátiles para mejorar la eficiencia del equipo de sala, que permitan diferenciar por categorías, que se pueda introducir el coste del plato, el precio y que te dé los márgenes por plato. Y, por supuesto, que puedas sacar un informe del mix de ventas por producto y categoría y punto.

Si después te saca el número de tomates, gráficas de consumo, etc, etc, eso está genial, pero no es lo básico.

En cuanto al sistema de reservas, también tiene que ser muy fácil de utilizar tanto para el cliente como para el restaurante, que nos dé flexibilidad con el “floorplan”,  que recoja la información de los clientes para poder utilizarla en acciones de marketing para que repitan y que no te cobren por cada cubierto que reservas a través de Google. 

Así podría pasarme horas hablando de lo que yo creo que es básico para cada uno de los sistemas del restaurante, pero a veces los dueños de restaurantes se dejan impresionar por todas las funcionalidades que nos venden de un sistema y nos olvidamos de lo fundamental.

Por eso, creemos que Péndulo es una gran opción como software de gestión. Supone una buena forma de comenzar con la digitalización del restaurante y es muy fácil de utilizar. Únicamente tienes que hacer una foto de tu factura, añadir la cantidad total y la fecha, introducir las ventas de comida, bebida, comensales al final del día y los inventarios al final de la semana. Una gestión que te llevará menos de 5 minutos al día y que al final de la semana te genera una cuenta de explotación que te dice exactamente cuál es tu coste de bebida, comida, personal, marketing y todo lo que quieras en cantidad y porcentaje. Te da el impacto de tus proveedores y te permite descargarte meses de información para que cuando vayas a negociar puedas poner sobre la mesa tus volúmenes reales, te da tu consumo medio por cliente y sobre todo te dice claramente si eres rentable o no y si hay algún cambio sustancial en los factores claves del éxito en tu restaurante.

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